13.05.2024

E-MAIL SAU APEL TELEFONIC - CÂND CE SĂ ALEGI

Foarte des, chestiunile de afaceri sunt rezolvate cel mai ușor prin e-mail. Dar nu în toate cazurile, scrie Deutsche Welle. Când ar trebui să trimit un e-mail și când ar fi mai util un apel telefonic? Care sunt regulile care ajută la o bună comunicare?

S-a întâmplat tuturor: să pună o întrebare prin e-mail, să primească un răspuns în care, însă, nu este totul clar – adică trebuie să scrii iar și iar. Cu o conversație telefonică, totul s-ar clarifica mult mai repede - suni și discuti lucruri, te-ar sfătui cineva.

Acest lucru este adevărat, dar nu se știe întotdeauna dinainte care canal este cel mai potrivit pentru comunicare. Toată lumea se întâmplă să trimită un e-mail în care un apel telefonic ar avea mult mai mult sens, sau invers - în funcție de preferințe. Ambele canale au atât plusurile, cât și minusurile lor, spune consultantul german în comunicare Sabine Lansing, care a lucrat și ca consilier de carieră pentru preocupări majore precum Thyssen, Siemens, Vodafone și altele.

Avantajele și dezavantajele

Telefonul permite comunicarea directă, unde întrebările primesc răspuns imediat, iar alte oportunități de contact sunt deschise. Oricine poate fi găsit relativ ușor la telefon, dar ora apelului se poate dovedi a fi nepotrivit și nu rămâne nicio dovadă scrisă a conversației. În orice caz, dacă este ceva urgent, telefonul este de neînlocuit, oferă și o oportunitate de a clarifica rapid întrebările spontane care au apărut, precum și ambiguitățile în care e-mailul este mai greu de ajutat.

Avantajele sale sunt că poate fi scris din orice loc posibil, în orice moment, iar destinatarul poate decide singur când să o citească. Dar cu siguranță există dezavantaje – nuanțele din conversație lipsesc, primul e-mail trimis poate reveni cu solicitări de detalii noi și noi și așa mai departe la infinit, iar părăsirea subiectului principal este dificil, adică există limitări, subliniază Lansing.

Potrivit expertului în domeniu Andrea Kom, există o regulă de bază importantă în comunicarea prin e-mail pentru a evita neînțelegerile: „Dacă subiectul este prea complex, emoționant sau dificil de descris în câteva cuvinte, este mai bine să ridicați telefonul și să aveți o conversație personală.”

Când aruncăm o privire mai atentă la avantajele și dezavantajele ambelor canale de comunicare, putem identifica cu ușurință unde sunt punctele forte și punctele slabe ale acestora. Și să decidem dacă să sunăm sau să scriem un e-mail.

Când este recomandat telefonul și când este recomandat e-mailul?

Când te prezinți - când tocmai ai început un job sau ai ocupat recent o anumită funcție, un apel este mai potrivit. La fel și - dacă nu cunoști personal interlocutorul și nu ești conștient de modul lui de comunicare. Cu toate acestea, într-o conversație, este posibil ca subiectul să nu fie înțeles corect, întrebările se dovedesc a fi prea multe și sunt multe puncte de clarificat. Dacă chiar și unul dintre aceste cazuri este probabil, este mai bine să renunți la telefon, sfătuiește expertul.

După cum se știe, nu putem trăi fără e-mailuri, o mare parte a comunicării noastre oficiale se bazează pe acestea. Acestea sunt recomandate atunci când răspunsurile la punctele menționate mai sus sunt negative - deoarece telefonarea constantă este enervantă și poate perturba fluxul de lucru.

Andrea Kom a formulat un întreg 12 pași pentru crearea unui e-mail perfect, pornind de la scrierea corectă a adresei, formularea exactă a subiectului și adresa corectă. De acolo, e-mailul ar trebui să aibă o structură simplificată, iar atașamentele ar trebui să fie etichetate. Trebuie să începeți cu cele mai importante, a spus Kom publicației germane „Merkur”, apoi trebuie să aveți grijă ca formularea să fie lipsită de ambiguitate și limbajul folosit este corect. De asemenea, finalul nu este lipsit de importanță - trebuie alese cuvintele de închidere potrivite.

Cu toate acestea, apelurile telefonice de afaceri nu trebuie efectuate fără pregătire. „Este important ca apelantul să aibă în prealabil o idee despre structura conversației și să aibă argumentele relevante”, a declarat specialistul în comunicare de afaceri Ute Gitzen-Wieland pentru Rheinische Post. Sabine Lansing este de părere că e-mailurile sunt un mediu ideal atunci când subiectul este familiar și participanții la comunicare știu despre ce este vorba, când se cunosc și liniile scurte sunt suficiente. Valoarea lor constă și în faptul că „rămâne ce este scris”, și nu este nevoie să facem schimb de opinii în timp real.

O combinație a ambelor este optimă

Dacă urmează un telefon important, cel mai bine este să îl aranjați mai întâi prin e-mail, sfătuiește expertul. Precizați care ar fi momentul cel mai potrivit și puteți clarifica dinainte conținutul conversației. După aceea, poți face un scurt rezumat scris pe care să îl trimiți interlocutorului tău și astfel vei avea un protocol la care poți reveni ulterior.

Fie că este vorba de un e-mail sau de un apel telefonic, gândiți-vă bine dacă trebuie să luați legătura imediat, spune specialistul în comunicare. Părerea ei este că deseori are sens să aștepți pentru a clarifica mai multe lucruri deodată.

Ea sfătuiește, de asemenea, să fie atentă cui sunt trimise copii ale e-mailurilor - să nu includă pe nimeni care nu trebuie neapărat să fie familiarizat cu conținutul lor. Și rețineți că, dacă este șeful, șefii adesea nu citesc tot ce primesc, deși le-a fost trimis o copie. Așadar, întrebați dacă nu sunteți sigur dacă supervizorul dvs. dorește să fie ținut la curent cu corespondența relevantă.